営業のスケジュール管理：商談で埋まる週に提案書の時間を確保する予定の組み方と週間例

営業のスケジュール管理で提案書を作る時間を確保するには、商談前の準備と商談後のフォローまで含めて所要時間を見積もり、提案書の作成時間を先にカレンダーへ入れておくことが大切です。

商談だけが予定に入っていると、準備や資料作成に使うはずの時間まで「空き時間」に見えてしまいます。提案書を作る時間も、商談と同じように予定の一つとして確保しましょう。

この記事では、オンライン商談が中心の法人営業担当者を想定し、商談9件・提案書2件がある架空の1週間を紹介します。商談をまとめる日と提案書に集中する日を分けた例ですが、曜日で分けるのが難しい場合にも応用できる考え方です。

• カレンダーが空いて見えても、時間が足りなくなる理由
• 提案書の作成時間を先に確保する手順と週間例
• 急な商談が入ったときの組み直し方
• 仕事が勤務時間に収まらない週の見直し方
• Lynxの日程調整で、提案書の時間を守る方法

カレンダーは空いて見えるのに、提案書の時間がない理由

提案書を作る時間がなくなる理由の一つは、カレンダーに入っている予定と、実際の仕事の量が合っていないことです。商談の予定は入れていても、その前後の準備やフォロー、提案書の作成、メールや事務の時間までは入れていない場合があります。

例えば、月〜金の9:00〜18:00に働く、昼休みを除いて週40時間のケースを考えてみます。商談だけをカレンダーに登録していると、仕事の見え方は次のようになります。

カレンダーに入っているのは商談の9時間だけなので、残りの31時間は空いているように見えます。しかし、そのうち27時間は準備やフォロー、提案書、メールなどに必要な時間です。仕事をすべて含めると、予備として使える時間は4時間しかありません。

この状態で「空いているから」と商談を増やしていくと、提案書の作成が後回しになり、勤務時間内に終わらなくなる可能性があります。

提案書の時間を確保する、営業の予定の組み方

ここからは、次の条件で1週間の予定を組み立てます。

• 担当業務：法人向けサービスの新規営業と、既存顧客への対応
• 勤務時間：月〜金の9:00〜18:00。12:00〜13:00は昼休み
• メールや社内の連絡、事務：毎日9:00〜10:00と17:00〜18:00に行う
• 商談：すべてオンラインで、1件60分

会社名や仕事の内容、時間配分は架空の例です。訪問がある場合は移動時間も含めるなど、自分の業務に合わせて置き換えてください。

手順1. 商談前の準備と商談後のフォローまで見積もる

顧客と話す時間が60分でも、その前後には準備やフォローが必要です。この例では、商談1件に次の2時間を見込んでいます。

この記事の表では、この2時間をまとめて「商談の枠」と表します。顧客に案内する商談は60分、自分の予定として必要なのは準備とフォローを含む2時間という考え方です。

準備とフォローの各30分は、この例での設定です。直近数件の商談で実際にかかった時間を記録し、その実績をもとに見積もりましょう。

提案書も同様に、1件に必要な作業時間を見積もります。この例では1件4時間としています。社内レビューが必要な場合は、確認・修正にかかる作業時間も見積もり、確認を待つ日数も考慮して予定を組みます。

手順2. 今週の仕事が勤務時間に収まるか計算する

次に、今週の仕事に必要な時間を合計します。冒頭と同じ週を、商談の準備とフォローまで含めて整理すると、次の配分になります。

社内会議や見積もりの確認など、ほかに必要な仕事がある場合は、その時間も含めて計算します。

予備の4時間も、この例での設定です。予定外の商談や依頼にどのくらい時間を使っているかを振り返り、自分の業務に合わせて確保します。合計が勤務時間を超える場合は、後半の「予定に収まらない週の見直し方」を参考にしてください。

手順3. 商談をまとめる日と、提案書に集中する時間を決める

商談が日々細切れに入ると、提案書を作るためのまとまった時間を取りにくくなります。この例では、曜日ごとに次の役割を決めます。

商談の日は、2時間の枠を3つ入れると、10:00〜17:00のうち昼休みを除く6時間が埋まります。

曜日は、顧客の都合や社内会議の予定に合わせて決めます。曜日単位で分けるのが難しい場合は、午前・午後などの単位で提案書の作成時間を確保しても構いません。 必要な作業時間に合わせて、確保する日や時間帯を決めましょう。

提案書を作る時間を先に決めておくと、商談の候補を出すときにも、その時間を残して調整しやすくなります。

手順4. 提案書の作成時間を先にカレンダーへ入れる

すでに決まっている商談や社内会議を確認したうえで、次の順に予定を組みます。

1. 提案書の作成時間を予定に入れる。提案予定日や提出期限から逆算し、必要な確認・修正も間に合うようにする
2. 商談の候補として案内できる曜日と時間帯を決める
3. 急な依頼に対応できるよう、予備の時間も確保する

予約URLで商談を受け付ける未確定の時間帯は、仮の予定で埋めずに空けておきます。予約URLの具体的な使い方は、後半で紹介します。

今週は、提案書①を水曜のA社への提案に、提案書②を来週火曜のB社への提案に使います。商談9件の日程が決まった後の週間例は、次のとおりです。

例：商談9件・提案書2件がある1週間

※毎日9:00〜10:00と17:00〜18:00の、メールや社内の連絡、事務の時間は省略しています。「商談の枠」は準備30分・商談60分・フォロー30分の合計2時間です。

例えば、10:00〜12:00の商談の枠なら、10:00〜10:30が準備、10:30〜11:30が商談、11:30〜12:00がフォローです。顧客に案内するのは10:30〜11:30の60分です。自分のカレンダーには、その前後の準備とフォローも予定として入れます。

提案書①は月曜に作成し、水曜のA社への提案に備えます。提案書②は、火曜のB社とのヒアリング内容をもとに金曜に作り、来週火曜の提案に間に合わせます。

金曜17:00〜18:00の事務の時間には、来週の商談や提出期限を確認し、必要な作業時間をカレンダーへ入れておきます。

急な商談が入ったときの組み直し方

急な商談の依頼が入ったときは、顧客が希望する時期や期限と、ほかの案件の優先度を確認して調整します。

1. 希望する時期を確認し、商談の日の空いている時間を候補として伝える。翌週でも問題ない場合は、翌週の候補を案内する
2. 提案書の作成時間に商談を入れる場合は、動かす作業の時間を、提出期限までに残っている予備時間などに確保し直す
3. それでも時間を確保できない場合は、上司やチームへの分担の相談、提案予定日や提出期限の調整を検討する

先ほどの週間例で、火曜の朝に、新規のC社から「今週中に初回の商談をしたい」と依頼が届いたとします。希望時期を確認すると、C社の都合がつくのは金曜10:30〜11:30でした。

今週の商談の日はすでに埋まっています。そこで、B社の提案書を予定どおり完成できることを確認し、金曜の予定を組み直します。

金曜10:00〜12:00をC社の準備・商談・フォローに使い、午前に予定していた提案書②の作成を、同じ金曜の予備時間へ移します。

組み直した後も、提案書②の作成時間は金曜13:00〜17:00の4時間です。来週火曜のB社への提案より前に、必要な時間を確保できています。

ただし、依頼が届いた火曜の時点で月曜の予備時間はすでに過ぎています。金曜の予備も使ったため、今週これから使える予備はなくなりました。追加の依頼は期限と優先度を確認し、翌週への調整やチームでの分担を検討します。

予定に収まらない週の見直し方

商談や提案書が多い週は、予備をなくしても勤務時間に収まらないことがあります。

例えば、基本の例より商談が3件、提案書が1件多い週、つまり商談12件・提案書3件の場合は、次のようになります。

勤務時間の40時間を6時間超えています。この場合は、期限と案件の優先度を確認し、次のような調整を検討します。

• 急がない商談の日程を相談する。 3件を翌週へ調整できれば6時間減り、40時間に収まります。ただし、予備は残りません
• 提案予定日や提出期限を相談する。 さらに提案書1件の作成を翌週へ調整できれば、予備の4時間を確保できます
• 上司やチームに分担を相談する。 日程を動かしにくい案件は、提案書の作成や既存顧客への対応などを分担できないか検討します

予定を翌週へ動かすときは、翌週の仕事量も確認します。毎週のように仕事が収まらない場合は、担当する案件の量や分担を見直す必要があります。

基本の例である「商談9件・提案書2件」に戻って考えると、提案書が1件増える場合に必要な時間は4時間です。この例では商談2件分にあたるため、商談を7件にすると、提案書3件と予備4時間を含めて40時間に収まります。

自分の業務でも、新しい仕事に必要な時間を見積もり、その分をどこで確保するかまで考えると、引き受けられる量を判断しやすくなります。

日程調整で、提案書の時間を守る

提案書の作成時間を確保したら、商談の候補を出すときにも、その予定を確認します。

• まずは、商談を受け付ける曜日や時間帯の空きから候補を出す
• 返事待ちの候補には、別の確定した商談など、動かせない予定を重ねない

返事を待つ間、その時間を変更可能な作業に使うことはできます。提案書の締切に間に合うよう必ず確保したい作業時間は、商談の候補と重ねず、先に予定へ入れておきましょう。

Lynxの日程調整で、作業時間を残して候補を出す

候補を出すたびに複数のカレンダーを見比べている場合は、Lynxの日程調整を使う方法があります。Lynxでは、連携したGoogleカレンダーやOutlook予定表の予定をまとめて確認し、空き時間から商談の候補を作れます。

日程調整には、次の2つの方法があります。詳しい違いは、「候補を送る」「予約URL」2つの日程調整の使い分けガイドで紹介しています。

「候補を送る」では、候補の時間を確保するために「カレンダーに仮予定を作成」を選べます。仮予定を作らずに送る方法との違いは、こちらの記事を参照してください。

予約を受ける時間帯と、予定として確保する時間を分ける

予約URLでは、連携したカレンダーの空き時間に合わせて候補が表示されます。今回の週間例に合わせるなら、次の考え方で受付条件を設定します。

提案書の作成や昼休みなど、予約を受けたくない時間はカレンダーに「予定あり」で登録しておきます。一方、これから商談の予約を受け付ける時間帯は、仮の商談予定で埋めずに空けておきます。

受付条件を設定したら、相手に表示される候補を確認し、準備やフォローの時間も確保できるかを見ておきましょう。先ほどの週間表は時間配分の例で、実際の候補は設定条件とカレンダーの予定によって変わります。

予約が入った後も、商談の前後に行う作業を自分の予定に反映し、1日に対応できる件数に収まっているかを確認します。時間が足りなくなりそうな場合は、残りの時間を作業用の予定として確保するなど、追加の予約を受ける範囲を見直します。

会社のアカウントを連携するときは、社内の情報管理ルールに沿って利用し、必要に応じて管理者へ確認してください。

提案書を作る時間も、予定の一つとして確保する

営業のスケジュール管理では、商談前の準備や商談後のフォロー、提案書の作成まで含めて、仕事に必要な時間を見積もることが大切です。

曜日ごとに仕事を分ける方法も、午前・午後で分ける方法もあります。顧客の都合や社内の予定に合わせながら、提案書を作る時間を先に確保しましょう。

来週の予定を組むときは、次の3つから始めてみてください。

1. 直近数件の商談で、準備とフォローにかかった時間を振り返る
2. 提案予定日や提出期限から逆算して、作成時間をカレンダーに入れる
3. 急な依頼に使う予備時間を確保し、商談の候補を出せる時間帯を決める

商談の予定を変更するときも、提案書の作成時間をどこに移すかまで決めておくと、必要な作業時間を確保し直せます。

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• 全員が空いている枠だけをゲストに提示。Lynxの予約URLで日程調整をもっと便利に。
• 「候補を送る」で、カレンダーに仮予定を作らずに送れるようになりました
• 既存顧客への営業・CSの日程調整（Lynxワークスペース）

提案書の時間を残して、商談の候補を出すなら

Lynxの日程調整では、連携したGoogleカレンダーやOutlook予定表の空き時間から、商談の候補を作れます。予約URLでは受け付ける曜日と時間帯を設定できるため、提案書の作成時間を確保したうえで予約を受け付けられます。

相手はLynxに登録しなくても日程を確定できます。予約URLは無料プランで3つまで、Proプランでは無制限に作成できます。

※機能・プラン情報は、2026年10月3日時点の日程調整のページに基づきます。

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